随着市场经济发展的不断深入，法律法规的不断完善，劳动者的法律意识的不断提高，企业人力资源面对的法律风险形势也随之越发严峻。我公司应当建立以事前预防为主，以事中控制及事后补救为辅的劳动争议风险控制体系和应对机制，及时防范、化解因企业劳动争议可能导致的劳资矛盾激化转成群体性事件，保障生产经营活动的正常顺利开展。

（一）加强公司规章制度管理，做到有“法”可依。

公司的规章制度作为公司的“内部法”，是公司整体运行的依据，是公司避免和减少劳动争议的一个有效途径。规章制度是企业内部规范员工行为的一种准则，具有为员工在生产过程中指引方向的作用，也可以对员工行为起到警戒的效果，也是事后支持与提供处理劳动争议证据的作用。

企业的规章制度常常因为程序或者实体上不符合法律规定，而被法庭或仲裁无效，那么就会导致企业的规章制度不能很好的服务于公司运行的需要，也起不到相应的规章制度内部法律的作用。所以我们应采取以下措施保障公司规章制度的合法有效。

根据最高人民法院2001年3月发布的《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条对企业规章制度的法律效力进行了界定：用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

第一，内容必须符合《劳动法》及有关法律法规和政策。

第二，必须依据法律规定的程序制定。劳动合同法规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。企业只有遵守有关法律，按程序办事，才能受到劳动法保护。

第三，必须要明确告知职工。对规章制度应采取适当的方式使职工周知，才能对职工产生效力，如下发文件、发放员工手册和在企业报刊、局域网、公告栏、宣传画廊上公布等，但企业应当保留公示或让员工阅读的证据，以证明员工“已经知道规章内容”。用人单位可采取将规章制度作为劳动合同的附件，并在劳动合同中加入“本人在签订本合同前，已认真地阅读了所有合同条款和公司规章制度，对其中无任何异议并自愿遵守”的说明。

第四，规章制度内容要完善，特别是关于“严重违法公司规章制度”的情形等的规定，以便公司依据此辞退员工，同时确保遇到诉讼时有合法依据可以提交。

（二）加强公司劳动合同管理，做到有“约”可依。

加强和完善劳动合同管理是从源头上做好劳动争议防范工作的治本之策。

一是双方签订劳动合同时应当充分满足对方的知情权。用人单位要特别注意劳动者是否与原单位解除了劳动合同，在录用新员工时应注意询问并审查该员工与原单位已终止劳动关系的凭证。一旦企业招用尚未解除劳动合同的劳动者，如果该劳动者被原用人单位起诉则企业就要承担连带赔偿责任。

二是必须订立书面劳动合同。劳动合同法加重了用人单位违法不订立书面劳动合同的法律责任，规定用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资；用人单位自用工之日起满一年仍然未与劳动者订立书面劳动合同的，除按照以上规定支付二倍的工资外，还应当视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。用人单位应提早将合同文本交付劳动者，给予劳动者一定时间予以研究合同条款，并征求劳动者对合同的意见。劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。

三是签订的劳动合同内容要符合国家法律、法规的规定。

第一，劳动合同必备条款，详见《劳动合同法》第十七条。

第二，关于社会保险条款。社会保险条款应对劳动者享有的养老、医疗、失业、工伤及女职工生育保险作出约定，不可一味回避或违规操作。

第三，关于培训条款。虽然用人单位有义务培训、提高劳动者的技能，但由于员工流动必然造成用人单位的资源损失，因此很多单位都规定培训不是免费的，这就涉及到劳动者提前解除劳动关系，培训费如何赔偿的问题。劳动合同法规定，用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与该劳动者订立协议，约定服务期。劳动者违反服务期约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。用人单位要求劳动者支付的违约金不得超过服务期尚未履行部分所应分摊的培训费用。用人单位与劳动者约定服务期的，不影响按照正常的工资调整机制提高劳动者在服务期期间的劳动报酬。

四是用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。 

（三）加强公司劳务派遣管理，做到依法合规。

劳务派遣是指派遣单位根据实际用工单位的需要，将于自身存在劳动关系的劳动者派遣到实际用工单位工作，由实际用工单位向派遣单位支付有关费用的一种用工形式。

人力资源和社会保障部制定的《劳务派遣暂行规定》于2014年3月1日起施行：

一是规范了劳务派遣经营行为，经营劳务派遣业务必须获得劳动行政部门的行政许可。

二是对使用范围做出了明确规定，明确指出了“临时性”工作岗位是指存续时间不超过6个月的岗位，“辅助性”工作岗位是指为主营业务岗位提供服务的非主营业务岗位，用工单位决定使用被派遣劳动者的辅助性岗位，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定，并在用工单位内公示。“替代性”工作岗位是指用工单位的劳动者因脱产学习、休假等原因无法工作的一定期间内，可以由其他劳动者替代工作的岗位。

三是强调同工同酬，不得歧视被派遣劳动者。用工单位如有劳动合同制劳动者和被派遣劳动者之间试行不同劳动报酬分配方案的，需要特别加以注意，及时调整不合理薪酬方案，以免招惹不必要的风险。

四是规定劳务派遣用工比例。用工单位应当严格控制劳务派遣用工数量，使用的被派遣劳动者数量不得超过其用工总量的10%。

五是加大处罚力度。例如用工单位违反三性用工的，首先由劳动行政部门责令限期改正，逾期不改正的，会以每人五千元以上一万元以下的标准被处以行政罚款。

六是退回被派遣劳动者要依法或依约。只有出现法定情形（《劳务派遣暂行规定》第十二条、第十三条、第二十四条；《劳动合同法》第六十五条、第九十二条），用工单位才能将劳务派遣工退回劳务公司，不能随心所欲地退回。用工单位若构成违法退回，极可能对此引发的后果承担连带责任。

（一）完善劳动人事档案管理，做到有“据”可查，避免举证不力。

根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第13条“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任”的规定，企业必须对其劳动人事决定所依据的事实和法律进行全面详细的举证。若企业举证不能，企业就须承担相应法律责任。所以作为用人单位，平时应当注意收集保存证据，建立系统的职工劳动人事档案，做到劳动人事事务处理文本化、格式化。具体做到：

一是企业平时对每个员工都要建立个人档案并进行跟踪管理，凡是员工调薪调岗、不能胜任工作的、造成企业损失的等等，都应该做出书面记录，并由员工签名确认，最后归档保存，以防在仲裁、诉讼时举不出相应证据，承担不利的后果。

二是严格考勤制度，对于职工考勤表，应由专人负责填写，不得使用铅笔填写，不得涂改。采取电脑机读的考勤形式，这种方式快捷方便，但实际上不利于保存证据。建议，公司可在此基础上，采取定期签字对帐的方式，将这一证据固定，这样做可有效避免在遇到劳动时间争议时举证不力的情况。

三是凡遇职工违反劳动纪律的情形，不论采取了何种形式进行谈话、教育、批评、经济处罚，一定要做好书面记录。

四是要注意送达签收问题。相关材料除直接送达的要当面签字以外，对采用转告方式，或书信、函件通知的一定要有人签字、或有人证明。通过邮寄一定要使用EMS特快专递方式，注明所寄内容。发函应有发方登记和函件编号及副本，保存好收据并附在书信函的副本上。

五是员工辞职时，企业必须让员工提供辞职申请书，并办理劳动合同解除证明书，说明解除劳动合同的原因，并且要结清拖欠员工的工资，办理档案、社会保险关系转移等其他交接手续。

六是劳务派遣用工模式，最安全的做法是劳务派遣工到劳务公司办妥相关入职手续，再到用工单位工作；同时，在劳务派遣工上班的第一天，用工单位必须持有劳务派遣工与劳务派遣公司建立劳动关系的充分证据，如劳动合同原件、派遣报到通知书（均需劳务派遣公司盖章、劳务派遣工签名）。

（二）企业单方解除劳动合同合法化、程序化、证据化。

我国劳动立法对解除劳动合同持一贯谨慎的态度，用人单位解除劳动合同的行为可分为协商一致解除和单方解除两大类。两者相比而言，协商一致解除以双方意思一致作为解除的前提，用人单位单方解除以法定理由作为做出解除行为的前提，并可进一步划分为过错性解除、无过错性解除以及经济型裁员。以上解除情形在《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国劳动合同法》中均有明文规定。解除劳动合同是劳资双方最易引发劳资纠纷的行为，而在所有的解除方式中，用人单位过错性解除劳动合同时其中更容易引发劳资纠纷的行为。以下就用人单位过错性解除劳动合同进行论述。

过错性解除劳动合同，以劳动者出现了符合用人单位行使过错性解除权的情形为前提，并且无须提前通知劳动者，也无须向劳动者支付经济补偿金，这些过错性情况在《劳动合同法》第三十九条中有明确规定。但过错性解除相较于其他解除方式而言，虽然具有明显的低成本优势，但却在适用情形上认定更严格、要求更高，裁审也通常借此来严格防控用人单位对过错性解除权利的滥用。

一是取得必要的证据支持。公司在处理违纪员工时，本来是有理的一方，但由于操作方式、运用依据的不当带来了不少麻烦，要不就是处罚过重，要不就是证据不足，反过来给员工控告。因此，企业在辞退违纪员工时，必须是在掌握充分证据的前提下。这就要求企业平时就要注意收集证据，凡是员工违反公司规章制度的、工作失职的、不能保质保量完成工作任务的、营私舞弊的等等，都应该及时作出处理并由员工签名确认，最后归档保存。另外，公司对员工的处理依据往往是公司的各项规章制度，如前面所述，用人单位有权制定内部管理的规章制度，但是前提必须是内容合法和程序合法，能够有效引用过错辞退条款。

二是辞退违纪员工程序的合法化。对违反相关用工制度的员工，须依规发出处罚通知，并确保处罚通知的程序合法，处罚通知要以确保本人能收到的方式。对构成“严重违反规章制度”相关内容，达到辞退条件的，除依法发出《处罚通知单》外，还须发出《解除劳动关系通知书》。用人单位单方面提出解除劳动关系，还必须履行书面通知工会的程序，否则，也会因没有履行合法程序而败诉。

（三）社会保险属于企业的强制性义务。

一是依法参加社会保险。社会保险不同于商业保险，是属于企业强制性义务。按照有关规定，因企业原因没有参加社会保险的，所发生的各项赔偿费用全部由企业承担。同时，员工要求单位补缴社会保险的时效不同于劳动仲裁60天的时效，可以在其知道后随时向劳动监察、社保部门检举投诉，而上述部门对违反规定的企业是有权作出强制措施的，这对漏缴、少缴社保费的企业尤为不利。因此，企业应当按照所在地的政策参保，才能减少此类纠纷。

二是注意缴纳的方式及比例。社会保险费由企业和劳动者双方共同缴纳，具体缴费比例根据当地政府出台的标准。分为两个部分，即单位缴纳部分和员工缴纳部分，其中员工部分应当由企业从工资中代扣代缴。有一些企业为了贪图方便，在劳动合同中约定，将单位应缴纳部分直接折算为工资。这种做法是不对的，实际上不利于保护双方的合法权益，一旦发生社会保险争议，首先面临不利的就是企业一方。

（四）积极发挥工会的作用。

根据《工会法》及《劳动合同法》的相关规定，一是企业处分职工，工会认为不适当的，有权提出意见。二是企业单方面解除职工劳动合同时，应当事先将理由通知工会，工会认为企业违反法律、法规和有关合同，要求重新研究处理时，企业应当研究工会的意见，并将处理结果书面通知工会。三是职工认为企业侵犯其劳动权益而申请劳动争议仲裁或者向人民法院提起诉讼的，工会应当给予支持和帮助。

（一）劳动争议解决的主要途径

目前我国对劳动争议处理的机制是《劳动法》规定的“一调一裁两审”依次进行的单轨制，即劳动争议发生后，当事人可以向本单位劳动争议调解委员会申请调解；调解不成，当事人一方要求仲裁的，可以向劳动仲裁委员会申请仲裁；当事人一方也可以不经调解直接向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，对仲裁裁决不服的，可以向人民法院提起诉讼。

适用的法律法规主要是《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》和最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》的(一)和(二)。

（二）如何维护自身的合法权益

一是积极应对劳动争议。对于进入仲裁、诉讼程序的劳动争议，必须认真对待，积极行使诉讼权利，不能持无所谓态度，对诉争置之不理，否则即放弃法律赋予的权利，视为对对方主张的自认。

二是正确表明态度。用人单位在争议发生后，应当充分行使法律赋予的权利，对于对方提出的主张以及相关证据必须表示明确的态度。

三是依法举证质证。依据法律规定，劳动争议举证责任为用人单位，举证质量的高低直接关系劳动争议处理的结果，通过充分展示证据才能驳倒对方的主张，支持自己的观点。用人单位应当充分收集，有选择地提供证据，维护自身权利。在应诉中必须依照法律规定的形式、要求和期限向法院提交证据，所提交的证据必须符合客观性、合法性与关联性。四是善于运用法律规定应诉抗辩。在应对劳动争议中，对案件涉及的法律法规和政策注意广泛收集、仔细甄别，从中寻求支持自己主张的法律依据。

依法办事、守法经营是现代企业必须遵循的一项基本原则，在劳动人事管理方面，要认真学习劳动人事方面的政策法规，要认真执行国家劳动人事的各项法律规定，营造和谐的劳资关系。

THE END

赛尼尔法务智库咨询团队