公司合同管理的常见问题分析       

    合同是市场经济下确定不同主体之间经济关系的重要载体,制定有效的合同管理体系和方法是做好公司合同管理的重要前提。一般来说，一个公司的合同总类繁多,这势必给公司的合同管理带来很大的压力，合同管理工作也难免存在问题，主要有以下几个方面

一、合同管理的模式问题 
     现代企业的合同管理模式一般采用企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。

二、合同管理的制度问题 

    合同管理制度的主要内容应包括合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠分处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

    当前，很多公司在合同管理制度上存在诸多问题。例如,合同没有归口管理,合同专用章使用比较混乱,合同管理没有纳入考核等等。

三、合同签订不严谨,合同审查制度执行不严

    合同谈判、审核需要解决三个方面的矛盾：一是合同的合法性,包括当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力以及合同经办人是否有授权;合同内容是否符合国家法律、政策和有关规定；当事人的意思表达是否真实、一致,权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。二是合同的严密性,包括合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误；三是合同的可行性,包括当事人双方特别是对得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

    实践中，很多公司存在：一是不签书面合同现象突出。盲目轻信“口头承诺”的协议，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。有的企业仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。致使当事人事后需要更多倍的精力来弥补和处理这些当初图省事的一时举动。虽然现行合同法对签订书面合同没有了以往经济合同法中对书面合同的严格要求，但作为一份证明当事人当初合意主张的重要证据，有这样一份含义明确的证据肯定比没有要好。二是合同文字不严谨。实践中履约标准、违约责任限定、争议解决条款等约定,文字不清晰发生歧义和误解是最容易出现的问题,最终导致合同难以履行或引起争议。 三是应用文本不恰当。经常采用一些不规范的合同范本，没有结合有关法律法规、行业惯例、标准规范和项目实际进行修改完善,照抄照搬。这些如果在合同生效前未尽到注意义务,合同生效后很可能产生很大的法律风险。

四、重视静态管理、忽视动态管理

    合同履行监管不足在合同产生的前期阶段,企业往往高度重视，一旦合同签订了,合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程,因此企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。

    实践中，合同履行监控不足经常体现在一是应变更的合同没有变更;二是对合同的履行情况没有进行跟踪, 应当保留的履行记录(如验货记录、竣工验收记录等)没有留,导致要维护自身权益时资料缺失,难以弥补。导致不能够利用合同管理这个手段对项目的进度、质量等进行有效的控制。

五、忽视诉讼时效

    合同履行过程中，各种违约行为经常发生，如货物质量不合格造成损失、对方拖欠合同款等,如果没有及时索赔甚至诉诸法律,超过了诉讼时效,经济损失将难以挽回。