文章来源：律界黑客 Legal Hackers
文章作者：颖哥
最近和法务朋友聊起合同模板，经常收到三大问：
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公司有模板库，为什么业务总是找法务要合同？每天都在告诉业务“这个合同我们有模板，在XXX位置”。
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为什么业务总是用错模板？采购IT用品和采购食品要用不同的采购协议，采购员随手拿一个就用了，真是头疼。
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模板填出来的合同为什么还是一堆错？分明只是填个空，日期还是前年的，甲乙方主体还写反了……
面对这三大问，作者收集了中外法务大咖的实践经验，我们一起聊聊合同模板的升级之路。
No. 1
如何让业务用好模板
模板用不起来，最常见的困境有三个，我们逐一来拆解。
困境一：业务找不到模板
法务推广合同模板，最常用三种办法：邮件定期群发，放在共享文件夹，存在网盘。
邮件的弊端不必多说，业务想用模板时，在万千邮件里犹如大海捞针。共享文件夹、网盘虽比邮件好一些，但也常想不起存放的位置。
所以，这些存放方式，最终的结局经常只有一个，业务问法务“我要一个XX合同，辛苦拟一个”。法务只好无数次重复回答“模板在XX位置”，或者耐心的法务把模板再发一次。
业务需要合同时，最能想到的地方是哪里？
不是内网，也不是邮箱，当然是找法务啦！
那我们能不能把模板放在法务头上？
当然可以。挂在内部聊天工具的头像上！
无论内部用的是line，Skype，还是飞书，法务都可以在自己的签名栏挂上合同模板的链接。业务来找我们要模板时，还没开口就看到答案了。
最初几次，业务可能还没注意到。没关系，多引导几次看签名，以后就形成习惯了。
还有一招，把模板放到业务最常用的系统上，不一定是内网OA，可以是销售系统、采购系统等等。在他们最常去的地方出现，随时可见、随手可得，比放OA管用。
困境二：业务用错模板
我们先来拆解下，为何业务会用错模板？
下面这张图是不是很眼熟？
上百个模板放在文件夹里，看似序号清晰、命名准确。但业务真能搞清自己需要的是哪个模板吗？
业务最了解的是自己的业务场景“我要和谁约定什么”，但并不知道这个合同在法律上到底是叫保密承诺函，还是叫保密协议。所以，真正的好模板一定要配上场景化的说明，让业务一看就是知道该选哪个。
颖哥推荐2种方法：
简易型：Word表格法
在Word上插入表格，把模板作为附件插入到表格中，配上对应的使用说明。
插入方法很简单，Word中，在菜单栏点“插入”，找到“对象”图标，下拉选择“对象…”，在弹窗中选择对象类型为“word文档”，勾选“显示为图标”，然后在左下角“来自文件”选择对应文件，点“确定”，文档就插好了。
高配型：智能问答
有条件的法务，还可以搭建一个问答机器人，类似淘宝的客服机器人。业务输入对应合同类型，机器人小助手和业务互动，推荐合适的合同模板。一问一答间，也把合同主体等信息填入到模板中。
困境三：业务总填错模板
法务看到业务填完的合同模板，经常哭笑不得。甲乙方写反了，日期没更新，大小写金额不一致，这些低级错误占用了法务大量的修改时间。
解局一：合同自动生成
合同自动生成工具可以很好解决这一问题。法务把合同里需要填写的内容，转化为业务更易理解的问答或者申请表。业务同事们填表时，系统自动校对内容，小写金额自动转化为大写，我方、对方公司名称自动匹配，让系统完成初级工作，让法务更聚焦于专业工作。
解局二：给点激励
业务常填错模板还有个原因：他们更喜欢拿原来填过的旧合同改一改，而不是直接拿新模板重填。这样一些常填的信息不用重复填了。这经常导致模板没更新、日期没更新、甲乙方写的还是上一个客户的名字等等问题。
除了宣贯模板使用规范外，法务还可以适当给些激励，让业务更能愿意在系统中使用模板。合同管理系统中可以设置使用系统模板生成的合同，法务、财务免审，快速审批，让业务感受到规范使用模板的便利。
No. 2
如何让法务管好模板
法务管理模板也不是一件容易的事儿。你是不是也经常头疼这三件事？
困境一：模板太多，维护困难
采购合同按货物品类不同分了不同模板。保密协议按签约人的劳动关系不同又分了多个模板。每类合同都按不同使用场景做一个模板，模板数很快就破百。如果一个常用条款反复被用在多个模板中，即便只是改一个错别字，都是成百倍的修改，而且还是“复制-粘贴”的体力活。
解局：智能模板，多场景覆盖
智能模板用一个模板覆盖多场景的细微调整。
举个例子，正式员工的保密承诺函和外包员工的函只有细微的几句差异。在智能模板中，我们可以把它们做成一个模板。左图中黄色为正式员工版表述，蓝色为外包员工版表述。例如，正式员工版表述为“承诺人与公司解除或终止劳动合同后”，外包员工版表述为“承诺人参与公司工作结束后”。
还记得前文的智能问答和合同自动生成吗？
只要业务在问答/申请表中选择了对应的员工类型，智能模板就能自动保留对应的表述，去掉另一个表述。中间的图仅保留适用于正式员工黄色表述，右边的图仅保留适用于外包员工的蓝色表述。
今后维护模板时，如果要修改外包和正式员工都通用的条款。像图中没有高亮的条款），只需要修改一次，不必在多个模板中复制粘贴。尤其像采购合同这种场景多达几十种的模板，一站式更新，可以避免更新疏漏。
困境二：法务和IT沟通成本太高
很多法务虽然知道模板上系统的好处，却情愿自己维护Word版模板，也不愿放到系统上。其中的“痛”在于“沟通成本”。法务和IT的专业背景不同，经常“鸡对鸭讲”，模板的一处细微改动，往往需要反复沟通好多轮，心累。
有经验的法务选择模板工具时，必定先看后台配置。
对比一下，下图是传统的模板配置页面，左侧有个工具栏，需在模板中插入一些“代码式”表述，法务们一看就头大。
（红色上标代表出现/隐藏某行文字的条件，蓝色括弧为占位符）
而下图是新式的模板，采用无代码编程的方式，让文科小白也可以轻松上手。先选定要出现的条款，然后右侧栏选择出现的条件，比如婚姻状态是已婚时出现，点插入，瞬间搞定。插入之后，还可以将这些条件转化成业务易理解的问答。法务自己动手，丰衣足食，再也不用依赖IT更新模板。
困境三：模板更新缺乏系统分析
合同模板的使用情况如何？需要增加哪些模板？为什么有些模板没人用？大部分法务只能“凭感觉”和经验来分析。合同管理系统里如果有可视化的数据分析工具，往往能给法务带来事半功倍的效果。
已有模板，我们可以分类分析使用率。对使用率低的模板，可以深入了解下，是使用说明不够清晰导致业务不敢用，还是模板内容不符合业务需求。
非模板合同，我们可以分析下哪些合同相似度高。这些往往是法务/业务拿历史合同修改的，可以把复用率高的合同做成标准化的模板。
数字化工具能让模板的迭代升级更加系统化，让法务部更高效。
No. 3
一图小结
最后一图小结。
如果你有其他模板使用经验，或者你想了解更多模板使用的小技巧，欢迎在评论区分享！
主编简介
颖哥，清华大学法学院硕士。曾为国际知名律师事务所律师，后“离经叛道”转型为法律科技产品经理。曾求学/工作于中美法及新加坡四国，通晓中英法三语。酷爱法律科技与创新，致力于用技术为法律人赋能。
THE END
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