随着今年1月1日《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称“劳动合同法”）的施行，到9月18日《中华人民共和国劳动合同法实施条例》（以下简称“实施条例”）的正式实施。新的用工法律对企业HR管理提出了新要求，之前仅凭一份劳动合同就能应付日常HR管理的时代已不再周全无碍。而准备一套完备的HR管理法律文件，将对企业法律风险降至最小。本文将结合实务操作中的经验，总结出12份企业HR管理中必备的法律文件。

一、劳动合同

1.必备理由：劳动合同在现代企业管理中所起的重要作用已不言而喻，没有与劳动者签订合同，那么企业将每月支付员工二倍工资。

2.合同内容：企业至少应准备三份合同：固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同，有需要的企业还应备一份非全日制用工劳动合同。

《劳动合同法》第十七条规定，合同主要内容应包括：（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人；（二）劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码；（三）劳动合同期限；（四）工作内容和工作地点；（五）工作时间和休息休假；（六）劳动报酬；（七）社会保险；（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

二、集体合同

1.必备理由：《劳动合同法》第十一条规定：用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者约定的劳动报酬不明确的，新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行；没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。

另第十八条规定：劳动合同对劳动报酬和劳动条件等标准约定不明确，引发争议的，用人单位与劳动者可以重新协商；协商不成的，适用集体合同规定；没有集体合同或者集体合同未规定劳动报酬的，实行同工同酬；没有集体合同或者集体合同未规定劳动条件等标准的，适用国家有关规定。

由此可见，集体合同可以在企业与劳动者因劳动报酬、劳动条件等标准约定不明确产生争议的时候起到重要的标准作用，一份完备的集体合同可以避免很多不必要的劳动纠纷。

2.合同内容：劳动者的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额、法律法规规定的其他内容等。

三、职工名册

1.必备理由：《劳动合同法》第七条规定：用人单位应建立职工名册备查。《实施条例》第三十三条补充：用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下罚款。

企业必备职工名册，既可以在产生劳动争议时作为有力的证据，也可以避免不必要的行政罚款。

2.职业名册内容：劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。

四、劳动合同签收单

1.必备理由：《劳动合同法》第八十一条规定：用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

企业仅仅签订劳动合同而没有送达劳动者，同样会面临着不必要的赔偿风险。

2.签收单内容：劳动合同文本编号、劳动者姓名、身份证号码、所属部门、具体岗位、入职时间、合同期限、签约时间、劳动合同签收时间、劳动者签收、备注等内容。

五、职位告知书

1.必备理由：《劳动合同法》第八条规定：用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。

实践中用人单位往往会忽视这个主动告知义务，导致发生因“欺诈”而导致劳动合同无效并赔偿劳动者损失的法律风险。

2.告知书内容：工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等。

六、入职登记表

1.必备理由：《劳动合同法》第八条规定：用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

如果劳动者在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。

2.登记内容：劳动者与前用人单位劳动合同解除情况、竞业限制、健康状况、学历、职业资格、知识技能、工作经历、家庭住址、主要家庭成员构成等。

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