新疆准东石油技术股份有限公司
XINJIANG ZHUNDONG PETRO TECH CO.， LTD
新疆准东石油技术股份有限公司合同管理制度
第一章总则
第一条 为适应上市公司管理体制和运行机制，规范和理顺合同管理程序，加强合同管理，确保公司经济活动交易安全，最大限度地防范和化解交易风险，维护企业合法权益， 特制定本制度。
第二条 合同管理是指公司及公司所属各单位对合同的订立、履行、变更、解除终止及归档等方面的管理。
第三条 合同管理内容包括:合同意向的评审、确认，相对方资信审查，合同招投标、谈判、文本编审，合同签约、履行、结算，合同监督与审核、争议解决，基础(档案)资料建立以及考核的全过程管理。
第四条 合同的订立，除即时清结且金额在 5000 元以下的外，合同应当采用书面形式。
第五条 本规定所指的合同分以下几类:
外部合同:指公司与非关联关系的单位所签订的合同。
关联合同:指公司与关联人所签订的合同(关联人的界定详见《关联交易实施细则》)。
内部合同:指公司与公司所属各事业部、各事业部之间签订的合同(合同盖章可使用行政章)。
第六条 凡公司及所属事业部对内对外因经营活动需订立合同，必须由公司合同管理部门签订(或授权签订)合同。
第二章管理部门及职责
第七条 公司各类合同由合同管理部门统一管理，并按合同管理涵盖内容组织合同工作程序的执行，其基本职责是:
一、制订合同管理规章制度，根据需要修订补充有关配套制度，并对合同管理工作进行检查、监督。
二、组织对合同相对方进行资信审查、招标、谈判、文本确立、签约。
三、负责组织招(投)标活动(详见《招投标管理办法》)。
四、对各类合同进行审核、签章，监督合同的履行和结算工作。
五、组织并参与合资、合作项目法律论证、招标谈判及文本起草工作。
六、管理和正确使用公司合同专用章。
七、负责合同文本的保管及合同台帐的建立、维护，负责合同发放、借阅工作。
八、对合同签约、履行和存在问题进行统计分析。
九、组织处理涉及合同的争议或纠纷。
第八条 公司各责任部门及事业部是合同意向提出的基本单位，其主要职责是:
一、负责向合同管理部门提出合同签订意向。
二、负责进行对合同相关方的调查，充分了解合同相对方的主体资格、信用状况等有
关情况，确保对方当事人具备履约能力。
三、拟定合同文本初稿，对合同基本的经济、技术、安全性条款提出具体要求。
四、推荐具有资信能力符合条件的合同相对方、参与合同初评。
五、参与合同的谈判并负责根据谈判结果完善合同文本。
六、办理合同签订审批，并将审批结果报合同管理部门。
七、履行合同、反馈合同执行结果并办理付款审批。
第九条 公司各责任部门及事业部是合同管理相关业务的专业技术审查单位，主要职责是:
一、负责对合同的合法性、经济性、可行性、严密性条款进行专项审查。
二、协助处理涉及本专业合同的争议或纠纷。
第十条 根据业务管理归属，公司各责任部门及事业部按照职能要求负责公司的专业技术审查:
一、各事业部:主要负责承揽类及除公司统一、集中管理的成本支出类合同的专业技术审查。
二、安全环保管理部门:负责公司质量、健康、安全、环保认证管理体系，安全环保等相关类合同的专业技术审查。
三、财务管理部门:负责资产(产)借贷、融资、财务审计等相关类合同的专业技术审查。
四、人力资源管理部门:负责劳务用工、培训、员工保险等相关类合同的专业技术审查。
五、物资供应管理部门:负责物资采购等相关类合同的专业技术审查。
六、投资管理部门:负责对外投资、资产重组、公司的成立、归并及证券等相关类合同的专业技术审查。
七、行政管理部门:负责办公用品、通讯、企业文化、宣传、信息网络等相关类合同的专业技术审查。
八、合同管理部门:负责法律事务等相关类合同的专业技术审查。
九、资质管理部门:负责资质等相关类合同的专业技术审查。
十、生产管理部门:负责公司生产设施(设备)检验，生产设施(设备)保险，工程设计，工程合作，工程监理，水、电、气、热、燃料供用，技术开发及转让，知识产权的使用等相关类合同的专业技术审查。
十一、固定资产管理部门:负责公司固定资产投资(或大修)项目等相关类合同的专业技术审查。
第十一条 公司所属各事业部是各类合同履行执行的责任主体。各事业部应配备具有上岗资格的兼职合同管理人员，负责各类合同的报审工作及日常管理工作。
第三章合同的评审、审批、订立
第十二条 为保障公司利益最大化，公司各单位或部门在得到与公司经营活动有关的意向和信息(包括招标通知)后，由责任部门或事业部及时组织对该项目进行可行性调研、评估及合同调查。
一、 各事业部根据项目内容，组织有关人员对该项目进行可行性调研及评估，对现有资金、人力、技术、设备等资源进行核查落实，并根据项目需要确定协调配置方案，对项目实施过程中存在的风险做出可靠的判断并制定相应措施，做出项目概算，拟订评估报告，作为评审依据。
二、合同调查
1、持续性的常规性业务:各责任部门、事业部根据对该项目进行可行性调研及评估确定合同相对方，初步审查合同相对方是否具有合法资格，包括审查:营业执照(原件)、机构代码、税务登记证、生产(经营)许可证、法人身份、授权委托书(如为授权，需原件)、受委托人身份等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。
2、新增的合同相对方、担保类、投资类、知识产权类、工程分包类、合作类、单份合同金额为 50 万元(含 50 万元)以上的重大项目:
(1)各责任部门、事业部不仅要审查对方是否具有合法资格，还要审查被调查对象的信用状况，获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案。
(2)各责任部门、事业部审查被调查对象的履约能力，对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力;与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。
三、公司承揽的常规经营项目，如未发生重大变动情况，可延续原合同的评审。第十三条 合同评审、合同谈判
一、对于本公司收入类合同:事业部得到项目意向，组织财务、预算、技术管理等相关人员进行合同评审。
二、对于本公司支出类合同:公司责任部门(事业部)落实项目计划和资金，组织财务、预算、技术管理等相关人员进行合同评审，选择合同相对方。
1、各责任部门(事业部)根据对项目的评审和对合同相对方资质的初审后，推荐合同相对方，提前 5 个工作日提交相关技术资料并通知合同管理部门，由合同管理部门审查及确定合同相对方，根据具体情况安排谈判日期、地点及参加人员。
2、合同谈判前 5 个工作日内合同相对方应向合同管理部门提交以下资料(复印件):
企业法人营业执照、税务登记证、机构代码证、生产(经营)类的相关证件、法人身份、授权委托书(需原件)、受委托人身份证等有效资质证件
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