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合规视角下企业制度建设的“六大原则”与“四个注意”

2021/9/27 字体：大 中 小 来源： 作者：

以下文章来源于子象 ，作者梁枫 宾栋






前 言

规章制度是企业管理的基石，也是企业合规建设的首要之“规”。但好的制度并不会凭空得来，如果贪多求全或者肆意妄为，不仅无法起到加强管理的效果，还会为企业招致风险。本文对制度制定中最关键的原则和注意事项作出了梳理和概括，希望对企业制度建设有所裨益。 - 一 -企业制度建设的重要性
在古汉语中，“制”表示裁制衣服、制造器物；“度”表示计量、思量。关于制度，古语有“臣愿为民制度以防其淫，使贫富不相耀以和其心”（希望朝廷为百姓定立制度，防止过分追求，使贫富不相炫耀，来调和人心）。《商子》中亦有“制度不可不察也，治法不可不慎也，国务不可不谨也，事本不可不抟也”的说法。 可以看出，制度不仅是文人志士、为官治国者的追求，同时也是人们行为的尺度和稳定环境的保障。 具体到现代企业管理，规章制度是企业管理的基石，不仅是企业对员工进行管理、奖赏、惩罚的依据，同时也外化和透露着企业的精神文化。“没有规矩，不成方圆”。如果一个企业没有制度，或者制度有漏洞，那么其发展必然是粗放的、不加思量的，在短暂的成就中隐藏着巨大的风险。管理没有标尺、员工没有敬畏，公司就会出现管理混乱、权责不清等问题，最终走向崩塌。 那么，如何才能制定好企业的制度？ 许多人认为，制度是一把“尚方宝剑”，只要制度够严，人们就会如履薄冰、行事更加谨慎。还有人认为，制度多多益善，更多的规定意味着更细的罚则，企业就更不容易出现管理空白的漏洞。其实，制定企业制度是一门科学，背后是专业的“立法技术”问题。只有遵循科学的思路、通过合理的程序制定出来的制度，才能贴合企业发展的需要，也才能真正地适用和推行下去。
 - 二 -企业制定规章制度的“六大原则”
1.适用性原则 《枪炮、病菌与钢铁》一书讲述了一个有趣的故事：上世纪60年代，人们普遍预测加纳和菲律宾会比韩国更先富有起来，原因是相比寒冷、贫瘠的韩国，加纳和菲律宾拥有更多自然资源，而且同样在推行现代化的政治制度。数十年过去了，韩国已经跻身发达国家行列，而两国却仍然深陷贫困和混乱的泥潭。 书中指出，基于农耕文化以及来自于中国的影响，韩国更能够接受和适应制度化的生活，从而更自然地吸收和运用了现代政治体制的优势；加纳和菲律宾由于不具备这样的条件，“先进”的制度反而成为了它们落后的根源。 从这一例子说开去，我们会发现：任何制度都需要现实的生存土壤。如果不考虑制度施行的环境以及人们的需要，就贸然强力推行某项制度，最终除了浪费人力财力不会有任何建树。 因此，规章制度的制定要从企业的实际出发，根据本企业的规模、业务特点、行业类型、技术特性及管理沟通等方面的需要，制定能够体现企业特点的、具有可行性、适用性的制度，切忌不切实际、照搬照抄。
当企业需要以制度体现上级单位的要求，或者通过制度来实施母公司的制度时，也要注意适用性原则，将相关要求化为本公司语境下可以推行的制度，再予发布。 2.科学性原则 科学性原则是指，规章制度应遵从客观管理规律，管理制度必须服从管理学的一般原理和方法。从这个角度来看，“科学性”是与“任意性”相反的概念。从A点到B点，看似有无数条路径，但如果方法选错了，这些路径实际上是会遇到阻碍、无法推行下去的。 比如公司希望提升员工的工作效率，就采取7*24小时的高压监督策略，鼓励员工相互举报、举报有奖，弄得人心惶惶，业务自然就泡汤了。这样的制度明显违背了科学性的原则。严苛的制度不一定是坏的制度，但违反原则只会导致制度失效。 我们不妨再思考一个问题：如何树立制度的权威？如何建立和保持对制度的“敬畏之心”？ 我们认为，将一份制度制定得科学、合理，就是制度能推行下去的最大保障。只有科学的制度，才是在根本上可行的。而制度的科学性又衔接着合法性、合理性、实用性等其他问题，是一个综合的判断和考量。为了达成制度的科学性，企业应该多一些实证调查、范例研究，充分征求相关人群的意见。 3.必要性原则 奥卡姆剃刀定律说到：如无必要，勿增实体。 制度数量过多，不仅会让人无所适从，也容易产生考虑不周、制度之间“打架”的问题。制定规章制度要从需要出发，剔除干扰、抓住主要矛盾，解决最根本的问题。不能因制度过多，或者制度制定的过程耗费甚巨而扰乱企业的正常经营活动。 制度的必要性衍生出一个问题：谁有权发起、决定制定一项制度？ 我们认为，在一个公司的制度制定流程中，发起者可以是各个部门，但拍板决定的权力应当掌握在少数部门甚至是一个部门手中。这是因为，发起部门虽然因具体业务需要而常常感受到制度增补、调整的迫切性，但业务部门往往缺乏公司管理的全局视角，也不能从制度体系的角度作出全面把握。因此如果将制度制定的权力过多地交给业务部门，就很容易出现制度冗余、其他部门毫不知情的情况。企业应该牢记必要性原则，做到“有用的制度不能少，多余的制度不能多”。 4.合法性原则 合法性原则，就是指规章制度的内容应与法律、行政法规、部门规章、政策性文件保持方向上的一致性，不可相违背。违背法律规定的规章制度，哪怕能暂时起到管理效果，也会将企业暴露在行政监管、仲裁、诉讼的巨大风险中，得不偿失。 具体而言，公司规章制度的合法性有三层含义： （1）规章制度不能与外部法律法规有直接冲突 为避免冲突，企业可以在制定、修订规章制度时加强法务部门或合规部门的参与，甚至是引入外部合规律师的力量，对制度的行文用语作把关。企业可以设置专门的制度归口管理部门，对产出的制度统一核阅。与此同时，定期地根据外部法律变化审查内部制度，也是避免不合法的有效手段。 （2）规章制度不能违背法律要求的基本原则 除了硬性的法律规定以外，法律法规中提出的基本原则也需要企业遵守。哪怕不直接与法律条文冲突，公司的规章制度也不得违反公序良俗和社会公德，损害社会公共利益。 （3）规章制度应当经合规程序制定 程序的合法也是合法性的一环。按照既定的程序制定规章制度，是企业在制定制度时必须遵循的合规义务，也是规章制度合法、合规的必备要素之一。对于经营性规章制度而言，应按照企业内部既定的程序要求，起草、拟定、征求意见、决策，最终发布实施。
对于与劳动者切身利益密切相关的劳动规章制度，还应经过职工代表大会或全体职工讨论，履行民主程序，向职工公示或告知，充分保障制定过程和实施中的程序合法性，才能确保制度具有应有的法律效力。 5.合理性原则 规章制度的合理性是科学性的组成部分，同时也是比合法性更高的要求。制定规章制度要合理，一方面是指制度要体现严谨、公正、高度的制约、严肃性，另一方面也指制度要考虑人性的特点，避免不近人情、雪上加霜的情况出现。如果制度太过偏颇、严重损害劳动者的权益，即便其是经合法程序制定的，一旦产生争议，也很容易被法院认定为无效或者部分无效。 因此，遵循合理性原则，就是在满足最基本的“立法”要求之后，让一份制度尽可能地体现人文理念，在价值内涵上具有平等、公正等精神，承认被管理者的正当利益和合理诉求，使制度对每个人而言都显得自然、恰当、易于接受。一言以蔽之，“善法方远行”。同样，“善的制度”才能获得拥戴，切实得到贯彻执行。 6.完整性原则 企业规章制度的完整性对合规体系建设的完善十分重要。企业应尽可能力求制度完整，形成企业管理制度的体系化，使制度内容要求全面、系统、配套。 “全面”是指规章制度的覆盖面尽量详尽，如果不能做到非常细致（或者出于必要性原则的要求不必做到过于细致），至少应该涵盖主营业务领域的各个流程，避免在此类事项上出现制度疏漏。避免出现“救火式”的制度。 “系统”是指制度与制度之间在内容上要有统一性，包括长度、表述方式、严格程度等，以使各份制度相协调。做到系统性，制度之间就不容易出现矛盾和冲突。即便出现，也可以依据制度的层级关系予以解决。这都要求事前对制度体系作出系统性的规定。 “配套”则是指制度之间在格式和外观上达成统一。企业应有一套制度的形式规范，包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项等，并对已经制定的制度进行统一的规范化管理，并以书面形式予以约束。
 - 三 -企业制定规章制度的“四个注意”
1.注意确定“立法部门” 习惯上，可以将独立的某个制度归口部门作为“立法部门”，其他业务部门是制度制定的发起部门。发起部门起草制度草案后，由归口部门统筹拟定，相关部室人员同时参与其中。这样的安排既能保障制度的合法性、完整性，同时也充分体现了各部门、各层级的意见在“立法”中的参与作用，保障了合理性。 制度制定部门内部也需要明确职责，包括哪些人员负责制度编制、哪些人员负责审核、哪些人员负责提供素材等。制度部门还可以统领企业制度的更新换版和修订工作。 2.注意充分征集意见 制度应首先形成征集意见稿，下发至基层部门，经过相关部门和人员充分讨论，收集意见并进行针对性的修订、完善。当人们对意见稿已基本无意见时，再落实为正式制度。 这样做具有明显的好处：制度具有可行性、可实施性才能落地生根，否则极可能出现因制度不切实际而导致有“法”不依、制度成为废纸的情况。 3.注意在正式公布前的“试水” 制度初步制定完成后，根据实际情况，可以在一定范围、一定时间内“试行”。 如果做到了第一、第二项“注意”的要求，各项制度的制定理论上已经结合企业实际情况并已征求各部门及职工意见，但执行过程中，还有可能会出现种种难以预料的问题，需要各个部门协调沟通、对制度予以调整和完善，方可适应企业管理的实际要求。 4.注意制度的及时而非频繁修订和更新 企业的制度不是一成不变的，更不是一个封闭静止的系统。随着业务流程、组织构架、市场需求的变化，企业内部任何一位职工都应有权对制度提出修订完善的建议，制度制定部门更要积极主动地响应内外部法规、政策环境的变化，寻求制度修订的契机。 也就是说，制度要被不断地修订、更新、废止，以保持其有效性和适用性，适应企业管理和发展的需要。但同时也要注意，制度的修订与其应有的稳定性之间需保持一定平衡，避免频繁修订损害制度的权威性、稳定性。
结语
企业的制度建设是一项复杂的工程，因为企业与外部市场有着千丝万缕的联系，企业内部的“生态环境”也错综复杂、不尽相同，这就要求企业在制定制度时充分考量不同的因素和需要，既保证内容和程序的科学适当、合法合规，又兼顾制度的合理性和完整性。为此，企业应注意制度制定的数个关键环节，不断吸取意见、完善和更新制度，才能达到“以制度服务于企业经营发展”的目标。 （注：本文节选自梁枫的专题演讲《企业制度建设中的“立法技术”与操作实务》）
【作者简介】梁枫，企业合规管理设计师、资深合规与人力资源法律专家，现为金诚同达律师事务所高级合伙人、合规业务组组长。宾栋，毕业于北京大学，法学硕士，现供职于金诚同达律师事务所。

THE END

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