编者按：采购管理是企业降本增效、保障质量与供应链稳定的关键。本文从企业重视采购管理的原因切入，详解采购管理方式、揭露常见弊端，还梳理合规流程、供应商管理要点及相关法规指引。本文文本内容较长，故分为上下两部分，上部分将着重讲述采购管理的重要性和其存在的问题，下部分将着重讲述采购流程和供应商以及相关的法律法规要求。

四、合规的采购流程

（一）采购计划

（二）请购

（三）询价

（四）比价

（五）合同或订单

（六）验收

（七）入库

（八）发票

（九）付款

五、采购中的供应商管理

（一）国资委的要求：

（二）供应商管理：

六、涉及采购的法律法规与相关指引

（一）国际标准和文件

（二）国内法律和政策文件

（三）行业与协会标准和指引

常规的采购流程包含采购计划、请购、询价、比价、订单或合同、验收、入库、发票和付款等9个步骤。最基本的合规控制原则是“四分开原则”，即申请采购、下发订单、验收入库和付款由4个不同的人来执行，避免个人权力过大、弄虚作假。

（1）采购计划

《预算》是企业制作的用来分配企业财务、实物及人力等资源，反映的是企业未来某一特定期间（一般不超过一年或一个经营周期）的全部生产、经营活动的财务计划。

采购管理部门根据预算，编制《采购计划》，使命就是把采购总价控制在预算范围以内。

采购计划的来源有下列3种：

●采购人员申报

●使用部门申报

●参照上一年的采购数量、价格，结合本年度的年度工作计划及市场行情，根据《预算》定额，编制本年度的《采购计划》，作为年度采购工作的指导性文件。

（2）请购

请购可以分为“计划内预算内请购”、“计划内预算外请购”和“计划外请购”三种情况。

从内控的角度来看，既在计划内又在预算内的请购是最符合管理要求的，这时要考虑简化审批流程。

对于在计划内但是超预算的请购，使用部门和采购部门要一起分析超预算的原因，形成报告并提交上级领导审批，通知财务修改预算。

对于计划之外的请购，使用部门要向主管领导解释原因，重新申请预算，经过审批后执行。

（3）询价

3种典型的违规：

●采购一人控制整个询价环节，将目标价格泄露给某家供应商，失去公平性；

●公司内部人员在询价期间打听各供应商报价情况，之后给某家供应商通风报信；

●供应商相互串标，哄抬价格。

最好的控制办法是把询价的主导权全部交给采购部门，并要求企业其他人员不得参与招标。这样做一方面可以给采购充分的信任；另一方面如果出了问题，责任都是采购的，便于追究。

合规、审计、纪检等机构监督规章制度的规定，执行过程和执行效果。

比价

比价是内控的重点。

在完成询价之后，采购要填写《比价表》，体现中标价格低于预算的比例。

《比价表》的两个要点。

●中标价格低于或高于预算的比例和原因。一般在10%以内，如果过低或者过高，就要考虑预算是否有误或者采购价格是否合理。

●订单金额越大，参与比价的供应商数量应越多。

合同或订单

合同或订单是采购活动的法律控制点。

涉及下列3个控制点：

●合同和订单的模板。法务提供合同和订单的模板。

●分级审核审批。设定合同审核办法，按照不同金额设置审核权、审批权。

●财务总监、运营总监、总法律顾问参与审批金额较大的合同、订单。

验收

控制点主要有两个：

●专职负责验收或者多部门联合验收

对于直接的材料、元器件，由质量工程师是专职负责检验；

对于间接的外来配套件、加工件，要求工艺部和生产部联合验收，双方都签字才能生效；

对于设备，验收是指功能检测，要求工艺部和生产部联合验收，双方都签字才能生效；；对于土建，验收是指外观和耐久性检查，要求土建工程师、生产部、建筑使用部门一起

●验收签字

验收时间要跟合同规定相符。物品到货后采购部门要及时提醒使用部门尽按时验收，如遇问题尽快反馈，否则一旦时间错过，企业可能遭受损失。延迟验收部门应当承担责任。

入库

入库是采购与仓库的工作交接点。采购部门在办理物品入库时，必须依规完善入库手续，确保物品的数量、质量、包装、保管条件交接清楚。

控制点主要有两个：

●实物入库和系统入库的操作分别由入库员和仓库主管负责。仓库必须每天做来料盘点，确保账物相符。

●废物留存及处理，必须有财务等部门的核查。

发票

需要注意下列3个控制点：

●发票内容要准确。

●发票提交要及时。有的采购忙起来就会忘记请款，导致发票过了6个月的有效期，供应商必然投诉。

●避免个别采购权力过大。按时付款率、按合同付款、按实际到货情况付款，应作为衡量采购业绩的重要指标，一定要落实到位，这关系到企业的信誉。

付款

付款是一个采购业务的终点。

付款的操作和审批由财务和总经理负责，但采购部门要参办好下列3件事情：

●采购部门需要知道本企业是否会按时付款，以避免供应商因为付款出问题而涨价或停止供应。

●在年底或年初，采购需要支持财务与供应商的对账工作。

●在价格变化和税率变化时，采购部门需要通知财务何时开始执行新价格以及从哪个订单开始执行。

五、采购中的供应商管理

国资委的要求

《关于规范中央企业采购管理工作的指导意见》（国务院国资委  国家发展改革委）要求强化采购寻源和供应商管理：

1.有效识别供应商弄虚作假、串通报价、履约能力不足等风险；

2.开展全生命周期评价，建立合格供应商名录并做好动态管理和评价工作，对供应商实施量化考核，综合供应商考核结果及资质信用、管理水平、创新能力等；

3.强化中央企业间供应商信息和考核结果的公开、共享和规范应用，探索相关行业内部建立高风险供应商名单，条件成熟后逐步推广高风险供应商名单信息共享；

4.不得将未纳入高风险供应商名单作为参与采购的基本资格条件，不得将有解决纠纷诉求的合规供应商纳入高风险供应商名单管理，不得排斥或限制潜在供应商。

供应商管理

1.含义

供应商管理是指企业通过系统化的方法和策略，对供应商进行选择、评估、监督和管理，以确保其提供的产品和服务满足企业的要求，并在供应链中发挥最大的价值。它涵盖了对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性管理工作。

2. 供应商管理内容和要求

基于质量管理体系（如ISO 9001、IATF 16949等）的供应商管理内容和要求

（1）核心目标

●确保产品质量：供应商提供的产品或服务必须符合企业的质量标准。

●降低采购风险：通过有效的评估和监控，减少因供应商问题导致的质量风险。

（2）供应商管理工作内容

●供应商选择与评估：评估内容主要有质量、成本、交货、服务、技术 、资产、员工与流程等七个方面。

●供应商分级管理：对供商评定服务能力等级，根据等级实施不同的管理；

●供应商优化管理：每年对供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。

3.供应商管理具体方法

（1）对长期合作的战略供应商可派遣专职驻厂员，或经常进行质量管理体系现场监督检查。

（2）定期或不定期地对供应商进行质量检测或质量管理体系现场检查。

（3）减少对个别供应商大户的过分依赖，关键物料供应商不少于三家，以分散采购风险。

（4）制定各类采购物料的验收标准及验收交接规程，明确采购物料的判定及处理规则。

（5）采购、研发、生产、技术部门，对战略供应商进行业务指导和培训，提升其技术、服务能力；

（6）企业对重要的、有发展潜力的、符合投资方针的战略供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。

4.供应商选择与评估核心流程

（1）需求分析：明确企业对供应商的需求，包括产品质量、交货时间、价格等。

（2）市场调研：通过行业报告、展会、网络等渠道寻找潜在供应商。

（3）初步筛选：根据企业需求筛选出符合要求的供应商。

（4）详细评估：对筛选出的供应商进行详细评估，包括财务状况、生产能力、质量管理体系等。

5.选择合格的供应商的方法

（1）供应商资质；

（2）生产能力的评价；

（3）供应商品质保证体系的现场评价；

（4）产品样品的评价；

（5）对比类似产品的历史情况；

（6）对比类似产品的检验与试验结果；

（7）对比其他使用者的使用经验。

6.对供应商的控制方法

（1）建立基于产品交付的数据统计分析，实行综合评分制、等级制、KPIs（关键绩效指标）；

（2）派常驻代表；

（3）定期或不定期到工厂进行现场监督检查。

（4）设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查。

（5）成品联合检验，可以由客户会同采购人员一同到供应商现场实施联合检验。

（6）要求供应商及时报告生产条件或生产方式的重大变更情况（如发包外协等）。

（7）组织管理技术人员对供应商进行辅导，以满足本企业要求；

（8）由供应商提供制程管制上的相关检验记录；

（9）加强进货检验。

六、涉及采购的法律法规与相关指引

（一）国际标准和文件

1. ISO 37301:2021 合规管理体系

• 提供建立、实施、维护和改进合规管理体系的指导。

• 适用于所有类型和规模的组织，强调风险导向、预防和改进机制。

• 适用领域：合规体系建设、采购和供应链管理中的反腐败、反舞弊等。

2. ISO 20400:2017 可持续采购指南

• 为组织如何将可持续性原则融入采购过程提供指导。

• 涉及环境保护、社会责任、经济效益和供应链合规。

• 适用领域：供应链可持续管理。

3. UN Global Compact（联合国全球契约）

• 提倡企业遵守人权、劳工、环境和反腐败的十项原则。

• 要求供应链中的企业也履行相应责任，确保全球价值链合规。

• 适用领域：全球化供应链管理。

4. OECD Guidelines for Multinational Enterprises（经合组织跨国企业指南）

• 提供跨国公司在全球范围内的负责任商业行为指导，包括供应链的透明性和合规性。

• 适用领域：跨国企业的采购和供应链合规管理。

5. 《反贿赂管理体系-ISO 37001》

• 专门针对防止贿赂的管理体系标准，可用于供应链中反商业贿赂的管理。

• 适用领域：采购过程中的商业贿赂和利益冲突预防。

（二）国内法律和政策文件

1. 《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例

• 规定招标活动的基本要求，保障公开、公平、公正，防止腐败行为。

• 强调合规采购和透明化管理。

• 适用领域：公共采购和大型项目招标。

2. 《中华人民共和国反垄断法》

• 规范市场竞争行为，禁止供应链中限制竞争的垄断协议和不正当竞争行为。

• 适用领域：供应商选择、合同条款约定等。

3. 《中华人民共和国反不正当竞争法》

• 规范商业行为，防止供应链中的虚假宣传、商业贿赂等行为。

• 适用领域：采购过程中的行为合规。

4. 《环境保护法》和《固体废物污染环境防治法》

• 供应链企业需确保原材料采购、生产过程及运输符合环保要求。

• 适用领域：绿色供应链管理。

5.《中央企业合规管理办法》（国务院国资委）

• 要求中央企业建立健全合规管理体系，覆盖采购、供应链等高风险领域。

• 明确了合规风险识别、评估和应对措施，特别强调跨部门协作和信息共享。

• 适用领域：国有企业的采购和供应链合规。

6.《国有企业采购操作规范指引》（国务院国资委）

• 明确国有企业采购的操作规范，包括供应商选择、合同管理和廉洁采购要求。

• 适用领域：国企采购管理。

7.《关于规范中央企业采购管理工作的指导意见》（国务院国资委）

•规定了采购方式

•强化采购寻源和供应商管理

•完善采购执行和评审机制

•提升采购数智化水平

•加大集中采购力度

（三）行业与协会标准和指引

1. 《企业社会责任指南》（GB/T 36000-2015）

• 提供社会责任的框架，包含供应链社会责任管理。

• 适用领域：供应链中的人权、劳工和环境管理。

2. 《绿色供应链管理指南》（工业和信息化部）

• 提倡企业在采购中选择符合环保和可持续发展要求的供应商。

• 适用领域：环保和资源节约型采购。

3. 《中国企业反舞弊蓝皮书》（中国企业反舞弊联盟）

• 提供企业反舞弊合规管理的案例和指引，包括供应链合规。

• 适用领域：采购舞弊预防。

4. 《电子行业行为守则》（RBA Code of Conduct）

• 专注于电子行业供应链的劳工、环境、道德及合规要求。

• 适用领域：特定行业供应链管理。

（一）采购计划